ペーパーレス化(電子化)で生産性向上を実現
仕事環境の改善による業務効率化にも貢献
- 省資源・資源循環
- 廃棄物削減
- 省エネ・省電力
- 生産性向上
ペーパーレス化は、企業にとって環境への貢献や業務効率化の観点から非常に重要な取り組みです。
紙とオフィスのあり方に向き合い続けてきたエプソンは、電子化&ペーパーレス化のソリューションやアプリケーションソフトの開発にも取り組んでおり、CO₂の削減だけでなく、生産性の向上や仕事環境の改善による業務効率化にも貢献します。環境意識を社内から率先して醸成していくために、具体的な施策や数値目標を掲げた電子化&ペーパーレス化の取り組みを社内でも進めています。
ペーパーレス化の目的と意味
ペーパーレス化とは、業務に必要な資料やデータを紙ではなく電子的な形で管理することを指します。従来、多くの業務は紙に依存していましたが、IT技術の発展により、デジタル化が進んでいます。これにより、書類の管理や共有が容易になり、働き方も多様化しました。ペーパーレス化による環境負荷の軽減は、持続可能な発展に向けた社会的な期待にも応えることができます。
ペーパーレスを推進することで、資料のファイリングや保管スペースも不要になり、効率的なデータ管理が可能です。
当初は電子データの保存が認められていない書類も多く存在しましたが、時代に合わせて法制度の見直し・改正が進み、データ保存がしやすくなってきているのが現状です。
ペーパーレス化実現に向けた企業の取り組み
ペーパーレス化は一気に進めるのではなく、以下のように段階的に行うことが効果的です。
■紙の書類を整理・データ化
まずは現在社内にある書類を整理し、データ化を進めましょう。
既にある紙の書類を整理する区分けの一例
- 保管:オフィスに残す書類を整理する
- 保存:外部倉庫など社外環境で保存する書類を整理する
- 廃棄:重複書類や不要な書類などを廃棄する
紙面の書類を3つに分類できたら、保管する書類の中からデータ化できる書類を選定します。社内で保管したい書類を確認しながら、データ化する書類の基準を設定することがポイントです。
【データ化する書類の一例】
- 説明書や使い方など今後も継続的に使用する書類
- 3年以内の契約書
- 顧客名簿や顧客管理情報
■ペーパーレス化
データ化する書類が選定できたら、以下の方法で計画的にペーパーレス化を進めていきます。
【書類をデータ化する方法の一例】
- 紙面の書類をスキャンしてデータ化する
- 書類電子化サービスを使用する
例えば、社内にスキャン機能付きプリンターがある場合は、ペーパーレス化したい書類をスキャンしてデータ化が可能です。データ化した書類はセキュリティ面に考慮しながら、サーバーやクラウド上で保管しましょう。デジタル化によって物理的なスペースを確保し、資料の劣化を防ぎながら、情報の取り出しや検索も迅速に行えるようになります。
業務効率化へ、紙のメリットをデジタル環境で再現
Epson Pocket Document
文字の見やすさや作業の手軽さが“紙”の大きなメリット。そのメリットを活かしながら、ペーパーレス化などのニーズに対応するために開発されたのが「Epson Pocket Document」です。閲覧性や利便性を最大限に考えたドキュメントソリューションとして、より効率的で、場所を選ばない、仕事環境の提供に貢献しています。
文書活用アプリ「Epson Pocket Document」
社内でのペーパーレス化の取り組みを紹介
エプソンでは、業務フローを見直し、電子化へ移行することで、働き方改革につなげ、CO₂削減、環境貢献として進めています。また、電子化&ペーパーレス化を2021年4月より継続して自ら実施しており、そこで得た知見、ノウハウを、お客様へもお伝えし、お客様の社会課題解決に貢献します。
エプソンのペーパーレスの
取り組みとその効果
積極的なペーパーレス化の取り組みを通じて、過去3年間で紙の消費を大きく減らすことができ、それに伴いCO₂の排出量を削減するなど、環境保護活動にも実際の成果を見ています。
業務の自動化やITツールの活用などの複合的な取り組みにより、3.6万時間の業務時間削減目標を超える実績で推移。社員からは「業務の可視化により、注力すべき業務が明らかになった」などの声があがるなど、さまざまな副次的効果が生まれつつあります。
- (注1)A4用紙1枚5.12g換算。
総務省が提供するデータに基づき以下のCO₂排出量を算出
●紙1kg→1.28Kg
●A4用紙1枚→5.12g - (注)本媒体上の他者商標の帰属先は、 商標について をご確認ください。