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長野県須坂市役所様
文書管理システムとDS-790WNの導入で書類管理のさまざまな手間を削減・効率化。
導入製品
文書管理システムへのデータ取込にDS-790WNを活用
さまざまな書類を少ない手間でスピーディーに読み取り、保存して連携
■導入機種：DS-790WN×13台
■設置場所：各課1台ずつ卓上設置
導入ポイント
- コンパクトでPCレスでのスキャンが可能
- 少ないステップでスキャンできる
- 白紙ページ除去の性能が高い
利用メリット
- 書類を一気にスキャンしてPDF保存ができる
- 文書管理システムとデータ連携できる
- メンテナンスが分かり易い
事例概要
新規導入した文書管理システムへのデータ取込にDS-790WNを活用
さまざまな書類を少ない手間でスピーディーに読み取り、保存して連携
- 市役所庁舎は築59年。執務スペースが狭く、書庫も一杯、業務量も増えてきて、働き方改革やDX化の一環として2023年4月から文書管理システムを導入。書類の起案・収受・決裁・発送・保存作業などに利用中。
- 読み取り作業に使える複合機は庁舎内各フロアに1台ずつあるが、自席と複合機間の行き来が面倒。そのため狭いスペースにも置けるコンパクトなDS-790WNを同年6月から課毎に13台導入して作業を補完、業務効率化を行った。
- DS-790WNならPCレスで使え、画面のカスタマイズもできるので、少ないステップでスキャンが可能。片面両面の識別ができて、白紙ページ除去の性能も高く、効率良くスキャンできる。
- ADF（オートドキュメントフィーダー）で通知文・説明文・添付資料などのさまざまな書類を一気にスキャン、申請書や保険証・免許証などもスキャンしてPDF保存ができる。
- PDFファイルの保存・共有化で、文書管理システムとデータ連携でき、出張や在宅ワーク時にオンライン作業も行える。
- 清掃などのメンテナンスも、パネルにイラストや動画で手順が表示されるので分かり易い。耐久性が高く、ローラーなどの部品交換もし易い。
導入担当者に聞きました
文書管理システムとDS-790WNの導入で書類管理のさまざまな手間が削減・効率化された
3社の実機をテストした中で、DS-790WNが必要条件にベストマッチ
総務部 総務課 庶務係
企画主事
塚本 大貴 様
須坂市では2023年4月から文書管理システムを導入しました。電子申請も推進していますが、紙での収受もまだまだ多く、PDF化にはスキャナーが必須です。以前導入した複合機LX-6050Mは市庁舎内各フロアに1台ずつありますが、自席と複合機間の行き来が面倒で、その補完としてA4卓上スキャナーの導入を考えました。
機種選びでは3社の実機を借りて必要条件をテスト。少ないタッチ数で簡単操作・片面両面の識別ができて白紙ページ除去が高性能・耐久性とローラーなど部品交換のし易さなどの優位点から、エプソンのDS-790WNを候補とし、2023年6月に13台を導入しました。設置場所の調整は総務課で行いましたが、設置スペースがないという意見が多く、各部にはA4用紙1枚のスペースで置けると説明、コンパクトで有線・無線の両対応で設置も容易なことからスムーズに導入ができました。
DS-790WNを導入したことで、収受した書類を即時PDF化できるようになり文書管理システムの運用効率も向上。書類を「しまう」「探す」「捨てる」といった手間が大幅に削減され、出張や在宅ワーク時にはオンラインでの決裁も行えるようになりました。
また、書類のPDF化とファイルサーバーによる部署間での共有もスムーズに行えるようになり、書類の電子化が促進されています。
文書管理システム導入後は、書類の保存年限は最長で永年から30年に変更して時期がきたら処分するルールに変更。また、これを機に今まで永年保存としていた書類のうち、30年を越えるものは廃棄又は歴史的文書として公文書館に移管し、B5規格だった書庫をA4規格に変えて文書管理システムと紐付けながら整理し直しているところです。これらによって2023年度は、電子決裁率97.8%（対象外文書を除く）、A4再生紙の使用量約37万5千枚削減、書類整理で約40トンを廃棄処分、プリントのトナー約30本削減など、さまざまな導入効果を上げています。
利用の感想を聞きました
DS-790WNならさまざまな書類をまとめてスキャン
保険証や免許証などもそのままスキャンできる
紙詰まりなどのトラブルも少なく、メンテナンスも分かり易く簡単
健康福祉部 医療保険課 福祉医療係
主任主事
中澤 英作 様
医療保険課福祉医療係では後期高齢者医療制度の保険証の申請・発行や保険料の納付、福祉医療費給付金制度の申請や給付などの相談や窓口対応を行っています。業務では住民の方に保険証や各種お知らせなどを発送しますが、その際に、書類をスキャナーでPDF化して文書管理システムに取り込み、上司に電子決裁をとった上で発送しています。また、給付金申請では、加入している保険の確認に保険証の写しが必要で、スキャナーで画像を取り込み、文書管理システムに保存しています。
DS-790WNは、収受に関するスペースにまとめて設置してあり、必要に応じて受付印等を押してからスキャンにかけています。
DS-790WNなら、さまざまな書類をまとめてかけられ、白紙も除去されるので、何も気にせずスキャンができ、フラットベッドのような原稿の置き忘れもありません。保険証はさまざまな組合が発行しており、大きさや厚みも違い、プラスチック製カードも多いですが、DS-790WNならそのままスキャンにかけられるので大変重宝しています。スキャン後は申請書などは保管し、お知らせなどサンプルの場合はそのまま破棄しています。今は大量の書類をADF（オートドキュメントフィーダー）で一気に取込み、PC上でCubePDFなどのソフトで分割したり、統合するなど、作業効率が上がるよう工夫しながら活用しています。
また、DS-790WNは、紙詰まりなどのトラブルも少なく、メンテナンスでは、清掃時期のお知らせが表示されて清掃作業をしましたが、パネルにイラストや動画で手順が表示されるので大変分かり易く、僅か2～3分で簡単に行うことができました。
文書管理システムやDS-790WNの導入により、課内の保管書類も大幅に減りました。今は検索するだけで画面表示でき、また極力紙の保管がないよう努力もしているので、私の担当では約1年分でBOXファイル10個から1個程度まで削減できています。
写真は富士通「IPKNOWLEDGE 文書管理システム」の画面
導入効果
- 文書管理システムの運用効率が向上。書類を「しまう」「探す」「捨てる」といった手間が大幅に削減され、出張や在宅ワーク時のオンライン決裁も行えるようになった
- 書類の電子化が促進され、2023年度は、電子決裁率97.8%（対象外文書を除く）、A4再生紙の使用量約37万5千枚削減、書類整理で約40トンを廃棄処分、プリントのトナー約30本の削減
- 課内の保管書類が大幅に減り、約1年分でBOXファイル10個から1個程度までに削減
須坂市は長野県北部、千曲川の東岸に位置し、総面積149.67km2、人口49,537人（令和6年2月1日現在）。
江戸時代は須坂藩の陣屋町、明治から昭和初期は製糸業で栄え、当時を偲ばせる土蔵や大壁造りの商家が残り、蔵の町としても知られる。
三国山脈で県境に接する松川と百々川の2つの扇状地で形成されており、総面積の約68%が山林で、りんご、ぶどう、ももなどの果樹園が広がり、シャインマスカットが大人気で、県内ではふるさと納税額でトップ。
観光では、さくらの名所100選に選出の臥竜公園や、上信越高原国立公園の根子岳、西山麓の四阿山、80m級の2本の荘厳な滝が落ちる米子大瀑布など大自然の宝庫で、峰の原高原では四季を通じてスポーツやレジャーが楽しめ、仙仁温泉や須坂温泉などが旅人を癒やしてくれている。
導入事例PDFダウンロード
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（約2.70MB）
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