導入事例　エプソン販売株式会社 社内実践事例紹介 経営企画部

「Document Capture Pro」によって、書簡のスキャンと仕分けに関する
一連の作業を効率化

大量に届く郵便物書簡のスキャンと仕分け作業の手間と時間が課題に

「Document Capture Pro」で差出人ごとの自動仕分け保存が実現

「Document Capture Pro」を活用することで、ネットワーク複合機「LX-10050MF」のADFを利用して複数書類を一気に取込み、ファイルを自動仕分けして「Microsoft^® SharePoint^®」に転送して保存。「Microsoft^® SharePoint^®」上のデータは、全社員から見られるようにアクセス権限を設定して、WEBを通じて情報共有ができるようになりました。
「Document Capture Pro」のジョブスキャンモードで、スキャン・保存・転送までの一連の動作を実行する「ジョブ」を登録することで、スキャンされた画像は上下や縦横などの向きも補正され、また、予め指定した仕分け作業の自動処理で、白紙の仕切り紙をスキャン書類の間に挟むだけで、添付資料などで書類が複数枚づつあっても会社毎に1ファイルに保存できます。
スキャン作業のために複合機に張り付いている必要もなくなり、長い時間機器を占有することもなくなりました。これにより3時間かかっていたスキャン作業は約15分に短縮することができました。

「Microsoft^®SharePoint^®」転送後は在宅で情報追記や検索が可能

自動仕分けされたファイルは、「Microsoft^®SharePoint^®」上に入力項目を設け、ファイル名は後からリストに沿って企業名と受領年月日、所属部署などを記載し、さらに書簡の対象者や対象本部などをチェック形式で追記して検索できるようにしてあり、アップしたことを対応する社長や役員、関係部署ヘメール連絡して、素早く見て頂けるようにしています。
スキャン以外の処理は、WEB上で在宅ワークでも行えるので、作業の自由度も大幅に上がりました。現在は週に一度の出勤になっているので、書簡のスキャンについては、出社している担当社員が交代で行い、その後の作業は在宅ワークで行っています。
今までは複合機を「スキャンをする」という単純な機能のみで使用していましたが、「Document Capture Pro」を組合せることで、スキャン～転送に関する一連の作業を人手を借りたかのように自動化して作業を簡略化することができました。
ルーチン化した日々の業務は常に見直すことが必要です。
経営企画部の所属する経営推進本部では、この他にもさまざまな書類を電子化して扱う業務があるので、スキャン作業効率化のために「Document Capture Pro」を工夫して活用していきたいと思っています。

• 差出人毎に「1社＝1ファイル」にするには、書類を分けてスキャンを繰り返す必要があり、できたファイルを開き、確認・分類して保存するのにも手間がかかっていた。
• スキャナーと「Document Capture Pro」を組み合わせることで複数の書類も一気に取込むことができる。
• ジョブスキャンモードで、スキャン・仕分け・保存・転送までの一連の動作を実行する「ジョブ」を登録。
• 白紙の仕切り紙をスキャン文書の間に挟むだけで、予め指定した仕分け作業を自動処理。面倒な仕分け保存もワンボタンで実行できる。
• スキャンデータの転送先は、PC内ハードディスクだけでなく、ネットワーク上のファイルサーバーや「スキャン to SharePoint^® 転送機能」を利用してMicrosoft^® SharePoint^® Serverに設定が可能。
• 1日3時間かかっていた書簡のスキャン作業を約15分に短縮。
• スキャン～転送作業の自動化で、検索情報の追加などその他の処理は在宅ワークで行える。