導入事例　エプソン販売株式会社 社内実践事例紹介 SCM推進部 PC受注チーム

SCM推進部PC受注チームは、「エプソンダイレクト」のパソコン関連製品の受発注業務を担当する部署です。各販売代理店からのファクス注文書を受け付け、社内受注システムヘの受注登録とエプソンダイレクトヘの発注依頼を行っています。ファクス注文書はフォームも記載内容もさまざまなため、まずは受注登録に必要な情報のみを抜き出し、蛍光ペンで書き入れる作業を行った上で、入カスタッフが受注登録を行っています。この入力前の作業を社内ではコーディングと呼んでいます。

以前は、そのコーディング済みの注文書を入カスタッフに渡して社内で入力作業を行っていたのですが、2020年4月の新型コロナによる緊急事態宣言によリ、PC受注チームでも一部在宅による業務が開始され、在宅ワークのメンバーにも注文書をスキャンしてPDFデータで共有することが必要になりました。
最初は既存の複合機を使用してスキャンを行っていたのですが、蛍光ペンで書き込んだ指示は通常設定では読み取りにくく、また、1枚毎にファイル保存するには、スキャンや保存作業にエ数がかかり、保存された画像の向きもバラバラで見づらく処理に手間がかかるなど、多くの課題がありました。
2020年9月頃に、私の所属する業務改革チームにこの課題解決についての相談があり、チーム内で検討したところ、「DS-780N」と「Document Capture Pro」の組み合わせなら実現可能なのでは？とのアイデアが挙がり、それを商品技術部へ相談。現場の現状と要望を伝えたところ、設定方法の工夫などでほぽ解決できることが分かり、実機デモで操作性などを確認した上で導入を決めました。

PC受注チームでは現在8名が働いています。
私は主にチーム全体統括とコーディング業務を担当しており、具体的にはシステムに入力する箇所のマーキングや売上先・納期・数量・金額などの指示を蛍光ペンで注文書へ記入する作業を行っています。コーディング処理する枚数は日に150～200枚程度になりますが、複合機を使用してスキャンを行っていた時は、作業のために毎回立ち上がって複合機まで歩いて行かねばならず大変面倒に感じていました。また、読み取り速度が遅い、縦横の向きがそのまま、書類毎にモノクロ／カラーの事前設定が必要、まとめてスキャンすると1ファイルになってしまうので、ADF（オートドキュメントフィーダー）で一括して流せないなど、多くの課題がありました。

「DS-780N」を導入したことで、デスクの横に置いて座ったままでのスキャンが可能になりました。小型で移動も楽なので、コーディング担当スタッフ2名が交代で使用しています。読み取リスピードも速く、モノクロ／カラー自動検知や上下・縦横向きの自動補正ができる他、「Document Capture Pro」のジョブ機能でスキャン設定や保存先を登録しておけば、ワンクリックでスキャン作業を実行できます。これによって、ADF（オートドキュメントフィーダー）で一括スキャンしたものを1枚毎にファイル保存したり、指定したフオルダーヘの自動転送ができるようになり、それまで1時間弱かかっていたスキャンに関わる作業が約30分に削減されました。
また、注文書には見積書などの添付資料が付いてくることもありますが、そういった複数枚の書類もスキャン時のプレビュー画面上でドラッグ&ドロップで1ファイルに統合して、まとめて保存し直すことも可能です。さらに、ジョブのエクスポート機能を使えば、同じジョブを各担当毎のPCで共用したり、ジョブの割り当て機能で「DS-780N」のカラータッチパネルにジョプを表示させ、パネルから操作することもできるので、大変便利に活用しています。