WORK STYLE MAG

「働き方改革」や「生産性の向上」といった言葉がニュースで流れることの多い昨今。今一度、自分の働き方を見直したいと考えている人も少なくないでしょう。しかし、いざ「今日はテキパキ終わらせて、早く帰ろう」と思えど、やっぱり思うように仕事が片付かない……という壁にぶつかったことがある人も多いはず。

そこで今回は、時短勤務などを積極的に取り入れ、新しい働き方を推奨している企業を取材。限られた勤務時間を100％有効活用できている人の特徴を教えていただきました。

地方進出したベンチャー企業の、新しい働き方

今回お話をお聞きしたのは株式会社サーチフィールドの齋藤隆太さん。現在東京・五反田に本社を置く同社ですが、運営を手がける二つのクラウドファンディングサービス、地域・地方に特化した「FAAVO」と、ふるさと納税に特化した「F×G（エフバイジー）」の事業拡大ため、2017年の1月より宮崎県宮崎市に進出しています。

そんな同社の取締役である齋藤さんは、新オフィス開設に伴い、自身の地元でもある宮崎市にUターン。齋藤さんに宮崎でのビジネスライフの魅力を問うと、「職住近接が実現して、満員電車に揺られることもなくなりました。通勤時間を食われないので、例えば朝早く出社して、早く退社するという理想的な生活サイクルへのハードルも低くなったと思います」とのこと。

契約形態によっては時短勤務制度も導入しているという同社ですが、こうした職場環境を十分に活かすためには、限られた勤務時間にきちんと仕事を終えるスキルが必要になるはず。では、どんな人が仕事をサクサクとこなせているのでしょうか。齋藤さんにその特徴をお聞きしました。

「仕事の優先順位をつけて、重い仕事を後回しにしない人は、テキパキと仕事ができている印象です。そういう人は総じて、『この時間にこれをしよう』という“時間割”を作っています。そしてその時間割に合わせて、学生のように事前に“予習”を欠かさないんです」

書類も名刺もすぐにデータ化する習慣を身につける

“予習”とは、例えばミーティングひとつをとっても、行き当たりばったりで参加するのではなく、これまでの資料を見返すなどして出席することで、時間の密度を上げるということ。そして、この“予習”を効率的に行うためには、身の回りの整理整頓がキモなのだそうです。「“予習”には、紙でもデータでも欲しい情報を素早く探し出せる環境が欠かせません」と齋藤さんは話します。

また、実際にご自身も勤務時間中の効率を上げるため、さまざまな整理整頓の工夫を職場に取り入れているのだとか。

「重要な書類はすぐにスキャンしてデータ化し、きちんと名前をつけてから保存するのが基本です。クラウドに共有するようにしているので、どこからでもアクセスできるのが便利ですね」

また新オフィスを立ち上げに伴い、名刺交換をする機会も増えたとのこと。この名刺も「もらったらすぐにスマホの名刺管理アプリに登録して、破棄」を徹底しているそうです。「小さな紙が散乱しているデスクは仕事をする上でも精神衛生上よくありません。それに名刺は大切な個人情報ですから、処分をする時にもひとつひとつシュレッダーにかける必要がある。一度に処理をするのはとても面倒なことなので、もらったらすぐにアプリに保存することを習慣化しています」と齋藤さんは話してくださいました。

ペーパーレスライフに一歩近づくには？

時間や場所にとらわれることなく“予習”をするためにも、書類や名刺をデータ化させることは大切なポイントかもしれません。しかし、周りを見渡すと机の上には紙の山。何から手をつけていくべきか戸惑う人も多いはずです。

そんな人は、まずこれまで溜め込んだ書類は一旦保留にし、これから手元にやってくる書類をデータ化するところから始めてみましょう。例えば先述の齋藤さんのように、もらったものはすぐにスキャンし破棄の習慣をつけることで、行く行くは過去の書類を整理する際にもデータ化のコツを掴めるはずです。「すぐにデータ化＋破棄」もなかなか定着させる自信がないという人は、「毎週○曜日はスキャンの日」と決めるのも一つの手でしょう。

データ化の習慣を身につけると同時に、データに名前を付ける際にマイルールを採用することもおすすめ。というのも、いくらデータ化したからといって、煩雑だった机のような状況をパソコンの中にも作り出してしまっては本末転倒です。例えば「YYMMDD＿名前」のようにファイル名を統一すれば検索しやすくなるだけでなく、パソコンの中もきちんと整頓された状態を保つことができます。

書類や名刺のデータ化は、一度に大量のものを処理しようとすると億劫になってしまうもの。日頃から小さな習慣を身につけることで周囲の環境が整理され、気づけば仕事の効率もグンと上がっているかもしれません。