諏訪市では、人口減少社会においても将来にわたり行政サービスを適切に継続できるよう、さまざまな業務をデジタルに置き換え、人にしかできない業務に専念できる働きやすい環境への最適化を目指して、2019年度に「業務スマート化プロジェクト」を立ち上げました。庁内に設置した「業務スマート化推進委員会」には、システム・セキュリティ対策・DX推進・事務改善などの専門部会を設置して、システムや業務の効率化・標準化を進めるとともに、その基本方針や推進計画などを盛り込んだ「業務スマート化プロジェクト計画書」（2020年～2024年/現在は第4版）を策定して公開しています。
また、諏訪市の豊かな自然環境を未来へ受け継いでいくために地球温暖化対策は責務と考え、2002年3月に「諏訪市環境基本計画」を策定し活動を進めてきました。2022年3月には「諏訪市ゼロカーボンシティ宣言」を発表。市内における温室効果ガス排出量を2030年度までに2010年度比で60%削減、2050年までに実質ゼロの達成を目指しています。
市庁舎においては、2022年4月に使用電力の実質再生可能エネルギー100%への切り替えを実施。2023年度には「ゼロカーボンシティ推進室」を設置し、親子対象の「ゼロカーボン実験教室」、「みどりのカーテン」の公募、意識醸成イベント「デコツーリズム in すわ2024」などを通じて市民への意識醸成と啓発活動も行っています。
さらに、2025年1月からは、市庁舎屋上と市立中学校1校の屋上にオンサイトPPA方式で設置した太陽光発電設備の稼働も開始。民間の力も活用しながら、市民、事業者、行政が一丸となって取り組みを推進しています。

ゼロカーボンシティに向けた考え方には「環境・社会・経済の好循環」がありますが、なかでもペーパーレスは「資源削減によるゼロカーボン」「業務スマート化」「コスト削減による経済効果」を実現できる取り組みになります。事業者との取り組みでは、2023年7月にセイコーエプソンと「環境保全・脱炭素社会実現等に係る連携協定」を締結して連携を本格化させました。業務最適化とCO₂削減対策の基盤となるペーパーレス化に向けて、「印刷環境最適化プロジェクト」として現状の課題整理をエプソングループの支援を受けて取り組むことで、年間約456万枚の印刷・コピーでの紙利用を2024年度から3年間で3割削減する目標に向けた意識醸成と実践に大きな効果を発揮してくれました。

これまでは、タイミングが被ると他の職員の印刷物と混ざってしまうセキュリティリスクがあり、これも解決することができました。認証印刷オプションを導入したことで、職員毎のICカードを持ち歩けば、どこの部署の複合機でも印刷でき、印刷枚数も正確にカウントされます。印刷物が混在したり放置されることもなくなってセキュリティ強化が図れ、また、必要な印刷ジョブを送った後、印刷前に表示リストで確認して間違えたジョブは取り消せるので、無駄な印刷が減らせるようになったのも認証印刷の隠れたメリットだと思います。
また今回、諏訪地域6市町村に情報サービスを提供している（株）諏訪広域総合情報センタにも相談しながら、LGWAN系の仮想環境とインターネット系の仮想環境を共通の認証印刷オプションを利用して印刷できるようにしました。
画面転送機能の一つであるリダイレクト印刷を使用し、LGWAN系とインターネット系の2系統からの印刷を1枚のネットワークカードで実現。今までは1台のプリンターに、LGWAN系の印刷はネットワークカード、インターネット系の印刷はUSBプリントサーバの2系統から接続していて必要な機器が増えていましたが、これらの機器の更新や管理の手間が軽減されたのは大きなメリットです。LGWAN系とインターネット系それぞれ異なる仮想環境であっても、同じ認証印刷ドライバを選択して印刷できるようになったことで、職員の印刷に関する操作性・利便性が大きく向上しました。

機器の台数が減ったうえ、複合機のサイズも以前よりコンパクトになり、フロアスペースにも余裕が生まれました。
カラー印刷の画質はとても鮮明で、印刷スピードが速いので待ち時間もなくなり、近くの複合機が混み合っている時は他の場所の複合機でも送ったデータを印刷できるため、ストレスなく活用できています。以前はインクコストが高いので、インク濃度を薄くしたり、カラー印刷はできるだけ使わないよう制限していましたが、今は職員に無用な我慢を強いることもなくなりました。
市庁舎内では主に、案内文書、チラシ、掲示物をカラー印刷したり、窓口業務で来庁者から受領した書類のコピーに多く活用しています。市民向けの印刷物では、綺麗なカラービジュアルで来庁者の目を引けて、イベントの案内なども、カラーになって内容が見やすく分かりやすくなり、市民サービス向上につながっています。