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何から始める？業務改善提案書のつくり方をわかりやすく解説
業務改善提案書は、取り組みを成功に導くための重要な書類です。実際に改善に取り組むまではもちろん、その成果を測る際にも必要不可欠です。しかし、いざPCに向かってみても何をどのように書けば良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。
ここでは、業務改善書のつくり方、記載すべき項目について解説。さらに、プロジェクターを使った業務改善の事例をご紹介します。
業務改善提案書のつくり方4ステップ
業務改善提案書のつくり方を見ていきましょう。大まかに分けて4つのステップがあります。
問題点を洗い出す
まず必要なことは、問題点を洗い出すことです。現在行っている業務や組織が抱えている、改善すべき問題を見つけていきます。
課題を見つける際、意識したいのが3M（ムリ・ムダ・ムラ）です。作業量、納期、人件費など、様々な視点で3Mがないかをチェックすると、自然と問題点が浮き彫りになります。
生産管理や品質管理においては、QCDという要素も重要です。「Quality（品質）」「Cost（費用）」「Delivery（納期）」の頭文字で、この3つの要素について現状を把握して、改善すべきポイントがないかを考えます。
改善策を見つける
洗い出した問題点に対して、改善策を考えます。フレームワークなどを行いながら、複数人でアイデア出しを行えば、効率よく改善策を考えられます。
また、他部書の事例や過去の事例なども参考にすると良いでしょう。成功事例を真似するだけでなく、アレンジしたり、失敗した事例を参考にしたりすることもひとつの手です。
提案する際も、過去に成功事例があることで導入の許可がおりやすくなる可能性もあります。
実現方法を考える
課題を発見し改善策を考えたら、実現するための方法を考えなければいけません。
既存のシステムを廃止したり、新しいやり方を取り入れたりするには、予算のやりくりや会社の許可が必要な場合があります。特にコストや人員が必要な施策なら、不足分を確保する方法まできちんと考えておきましょう。
提案書を書く
必要な情報が出揃ったら、提案書を書きます。提案書を作成する目的は、改善の必要性を理解してもらい、施策を実行する承認を得ることです。業務改善の目的や具体的な施策をわかりやすくまとめれば、提案を受ける上司や責任者は、起きている問題や改善策について理解が深めやすくなります。
業務改善報告書を社内で共有・保管しておくことで、他の部署や業務でも応用できるため、会社全体の成長につながります。
記載すべき内容は以下に詳しくまとめていますので、参考にしてみてください。
業務改善提案書に記載すべき7つの項目
業務改善提案書に記載する基本的な項目をご紹介します。
1.提案書のタイトル
最上部には、提案書のタイトルを書きます。また、提案した日付・提案者も記載しておくと良いでしょう。
タイトルは「◯◯◯の業務改善のご提案」というように、何についての提案なのか、大まかな概要が把握できるタイトルをつけるのがおすすめです。これから内容を読み進めようとする際、より内容が把握しやすくなります。
2.業務改善案の概要
提案する内容について、概要を記載します。問題点・改善案・効果などについては以下の項目で詳しく記載するため、大まかな概要で構いません。5W1Hを意識して、簡潔にわかりやすく提案の全体像を伝えてください。
3.現状と問題点
現状どのように業務を行っているか、その実態を記載します。提案相手がその業務について関わりがなく理解が浅い場合には、できるだけ丁寧に伝えるようにしましょう。
あわせて、その業務で起きている問題や課題を記載します。例えばスタッフの残業時間が課題の場合は、単に「残業が多い」と記載するのではなく、「◯人のスタッフの残業時間が、月に◯時間を超えている」というように、具体的な数値を出して記載すると何が問題なのかが伝わりやすくなります。問題点・課題についてはできるだけ数値化することが重要です。
4.改善案
先に挙げた問題点を改善するための案を記載します。案を導入することによって、問題はどのように解決できるのかがわかることが最大のポイントです。
時間をかけて取り組む必要がある場合には、施策の全体像を伝えるだけでなく、いつまでに何をするのか、時系列順に施策の内容を記載しておくと良いでしょう。
5.改善効果
業務改善提案書の中で、最も重要な項目です。ここで書かなければいけないのは、問題が改善されることでどんなメリットがあるのかということ。先に提示した問題に対してどんな効果が見込めるのかを、わかりやすく書くようにしましょう。
ここでも、できるだけ数値を使って表すのがポイントです。あくまで予測のため算出するのが難しい場合もありますが、仮説を立てて数値を出すことで提案を受ける側がイメージしやすくなります。
6.必要なコスト・期間
業務改善を行うにあたって、必要なコストと期間を記載します。提案を受ける側は、そのコストと時間をかけても改善をするべきかどうかを判断します。
何か購入するものがある場合には、購入先や見積もり金額なども記載しておくと丁寧です。また、人員が必要な場合は人数と所要時間についても忘れずに記載しておきましょう。
7.リスク
提案した施策によって、会社にとって大きなマイナスが発生する可能性があれば、それも記載しておく必要があります。リスクを回避したり、ダメージを軽減させたりするためのアイデアがあればあわせて記載しておくと、提案への理解を得やすくなります。
プロジェクターを活用した業務改善事例
業務改善の一環として、プロジェクターの導入を行った3つの事例をご紹介します。
会議の情報共有がスムーズに
株式会社翔栄クリエイト様は、業績向上のための空間デザインをはじめとした、様々な事業を展開している会社です。
特に空間デザインや再生可能エネルギーの部署において、会議のたびに必要な資料を参加人数分印刷していることや、会議後の情報共有にばらつきやムラがあることなどが課題として挙げられていました。
プロジェクター導入による効果
「導入前までは配布資料とホワイトボードを使ってミーティングが行われていました。プロジェクターをの導入によって、図面をホワイトボードに投写し、そこに直接書き込み、保存ができるように。資料の印刷が最低限で済むため紙資源の削減ができるだけでなく、会議後の情報共有もスムーズになりました。データを共有サーバに保存しておけば、あとで見返すときも簡単に検索できるので、業務の効率化につながっています。」
会議がスムーズになり生産性がアップ
東芝プラントシステム株式会社様は、発電所や上下水道、工場・ビル施設などのインフラ設備の建設を行う会社です。
以前は本社で会議を行う際、参加する社員は各事業所や事務所から何時間もかけて移動していました。時間のロスが大きいためテレビ会議システムを導入したものの、資料の詳細を画面上で確認することは難しく、会議中は手元の資料とテレビ画面の両方を見ながら意見を出したり、メモを取ったりしなければいけませんでした。
プロジェクター導入による効果
「3つの事業所へのインタラクティブ機能が搭載されたプロジェクターの導入によって、オンライン会議で移動が不要になり、時間を有効活用できるようになりました。また、データ保存ができるため、紙資源の削減にもつながっています。ホワイトボード機能を使えば、資料への書き込みも可能。発言者が図面に直接電子ペンで書き込みながら解説することもできるようになり会議の理解度が上がっています。また図面や文字がはっきり見えるため、手元の紙資料とテレビ画面の両方を見ながら会議に参加していた時よりも、効率が上がっていると感じています。」
会議の生産性を高めるプロジェクター
2つの事例でご紹介した通り、プロジェクター導入には様々なメリットがあります。紙資源の削減や会議のための移動時間・費用の削減のほか、コミュニケーションの活性化や会議の生産性が高まる効果も期待できるでしょう。
会議での活用におすすめのプロジェクターは、スタンダードモデル「EB-992F」です。誰でも素早くセッティングできるため、会議の準備がスムーズに。セッティングに時間がかかってなかなか会議が始められないというトラブルを防ぐことができます。
またプロジェクターを使用すると、部屋の照明を落とさなければいけないというイメージがある方も多いでしょう。「EB-992F」なら明るい会議室でも鮮明に投写できるため、会議中のメモが取りやすく、相手の表情をしっかり見ながらコミュニケーションが取れます。
おわりに
業務改善提案書のつくり方や記載すべき項目について解説しました。提案書を書く際に念頭に置かなければいけないのは、相手にわかりやすく、伝わりやすくまとめることです。提案書が完成したら、一度客観的な目で見直すことを忘れないようにしましょう。
また、プロジェクターを導入して業務改善を行った会社の事例もご紹介しました。ひと口に業務改善といっても様々な方法がありますが、プロジェクターを導入することで、紙資源の削減や会議のための移動時間の削減、会議の効率アップなど、多くのメリットがあります。
課題の改善策のひとつとして、ぜひプロジェクターの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
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