ニューノーマル時代の働き方！ハイブリッドワークでのオフィスの変化

ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方のことで、社員一人一人の事情に応じて、多様な働き方を実現できる施策のひとつです。対面ならではのコミュニケーションの意義など、テレワークを導入したことでわかった課題解決を目的として、ハイブリッドワークに移行している企業も多いようです。

ハイブリッドワークのメリットやデメリット、導入によって変わるオフィスの役割や環境づくりについて解説します。

まずはハイブリッドワークの主なメリットを見ていきましょう。

もっとも大きなメリットは、働き方の多様化です。テレワークかオフィスワークどちらかの選択肢を押し付けるのではなく、業務の内容に合わせて、社員の意思で働く場所の選択が可能。テレワークとオフィスワークの両方のメリットを享受し、さらにそれぞれのデメリットも解決できる働き方です。

社員それぞれの生活環境にあわせて働き方を選べるため、モチベーションや作業効率にも良い影響を与えられるでしょう。

社員それぞれが自身で働きやすい環境を選べるため、仕事の効率が上がり生産性向上が期待できます。

例えば、社員同士で打ち合わせをしながら進める作業はオフィス、個人が集中して行うデスクワークは自宅で行うなど、業務内容にあわせた使い分けが仕事の効率を上げるポイントです。

ハイブリッドワークは、オフィスで仕事をするか、自宅またはそれ以外のワークスペースなどで仕事をするかを、自身の状況や業務内容によって選べます。

会社からの指示ではなく自身で選択するため、社員一人一人のモチベーションと主体性を養うことにつながります。

社員の出社率によっては、従来のスペースが不要になり空きスペースが生まれます。オフィス移転や縮小を検討するケースもありますが、節目節目で大人数が集まる時に備えて、オフィスを維持しておく選択肢もあるでしょう。

これまでのオフィスを継続して使う場合は、ハイブリッドワークに適した空間づくりが重要になります。例えば、一人一人のスペースを広く取れるようになるだけでなく、休憩室や会議室を広くしてより快適な空間を目指すことも可能。空いたスペースを簡易的なコワーキングスペースとして他社に開放する会社もあります。

たくさんのメリットがあるハイブリッドワークですが、注意しなければいけないこともいくつかあります。ハイブリッドワークのデメリットを見ていきましょう。

オフィスワークをする人、テレワークをする人が混在するため、勤怠管理が難しくなります。勤怠管理は給与計算や人事評価にも関わるので、ミスは避けたいものです。

社員数が少ない会社ならそれほど管理の手間もかかりませんが、規模の大きな企業ほど、総務や人事の負担が増えてしまいます。トラブルを防ぐためには、勤怠管理ツールの活用がおすすめです。

テレワークをしている社員は、普段の働きぶりを実際に見ることができないため、人事評価が難しいというデメリットがあります。

それぞれの働きを正しく評価をするためには、勤怠管理ツールを使って勤務状況を把握することはもちろん、タスク管理や定期的なミーティングを行い、人事評価の材料を積極的に集める必要があります。

トラブルがあった場合、全員がオフィスに出勤していれば、担当者が対応をする、社員同士で集まってミーティングをするなど、すぐに行動を起こせます。

しかし、ハイブリッドワークの場合、出勤中の社員とテレワーク中の社員間では連絡や確認に時間がかかり、対応が遅れる可能性があります。

トラブル対応は、スピード感が大切。すぐに連絡が取れるよう、緊急時の連絡ルールを策定しておくことはもちろん、いつどんな時でも同じ対応ができるようにマニュアル化して共有しましょう。

ハイブリッドワークでは、社員がそれぞれの場所で作業を行うため、テレワーク以上に重要な情報の所在が分散してしまう恐れがあります。

セキュリティ教育を徹底し、オフィスワークとテレワークでは違うデバイスを使用する、デバイスを持ち運ぶ際は盗難防止ケースを使用するなど、細かいルールを策定しておくと安心です。

また、情報漏洩を防ぐためには、情報の所在を明らかにすることが大切。重要さの度合いによって情報にランクを付けて、アクセス制限をかけることも有効です。

ハイブリッドワーク導入後は、オフィスの在り方にも変化が現れます。社員全員が同じ時間に集まって働くという従来のオフィスとは違い、オフィスだからこそできることにフォーカスして、環境を整えて行かなければいけません。

ハイブリッドワークにおけるオフィスの役割には、主に以下の3つが挙げられます。

新たなプロジェクトのキックオフミーティングやブレストなどの場合は、チームの一体感醸成のために直接顔を見合わせながらの会議がスムーズです。

会議のためだけでなく、社員同士が気軽に仕事の相談や雑談ができることで、ストレスの解消やチームワークの創出・維持にもつながります。

また、自宅で働く社員がいる分、オフィスの空いたスペースを利用して打ち合わせブースを増やすことが可能です。大人数での会議や少人数での打ち合わせなど、用途に合わせて使えるスペースを用意しておくと良いでしょう。どこでも持ち運べるプロジェクターがあれば、場所を選ばず大画面で資料共有やWeb会議などができるため、コミュニケーションの活性化や議論の質の向上につながります。

リフレッシュエリアやカフェスペースなどを充実させれば、コミュニケーションの活性化はもちろん、社員の満足度向上にも効果的です。

新人教育には、ある程度オフラインでの対応が必要です。業務内容にもよりますが、新入社員の作業の様子を直接見られないため、理解度や習得度の正確な把握が難しく、オンラインでの社員教育に苦戦している企業も少なくありません。

また、どこでつまずいているのか、今どんな心境かなど、新入社員が先輩社員や上司に相談しづらい状況にも陥りがち。オフィスは、テレワークでは補えない指導や社員のケアをする場となります。

普段の業務はテレワークで行いながら、定期的に出社して作業の進捗確認や研修会などを行えば、教える側・教わる側の両方の不安を解消できます。スムーズな社員教育が実現すると、即戦力となる人材が育ち、チーム・企業全体の生産性が底上げされて会社の利益につながります。

ハイブリッドワークによって社員の働き方には大きな変化がありますが、オフィスが社外や顧客に対するプロモーションの場であることに変わりはありません。

オフィスそのものが、会社の歴史や実績、理念などをアピールする場となるため、イメージに合わせたオフィスづくりを行いましょう。

これまでよりも広いスペースが確保でき、取引先との対面での打ち合わせはもちろん、イベントやセミナーを社内で開催することも増えるかもしれません。ハイブリッドワークの導入によって、自社商品の展示や映像を使った空間演出やなどオフィスを使った新たなプロモーションにも挑戦できます。

ハイブリッドワークを成功させるためのオフィスの環境づくりについて解説します。

まずは、社員が効率的に働ける環境づくりが必要です。対面コミュニケーションの場として、オフィスが重要な役割を担うのが、取引先や社内チームの打ち合わせや会議。使用する人数によって、会議用のデスクや椅子、プロジェクターなどが用意された部屋を用意しておくと良いでしょう。

会議室を使うほどでもない簡単な打ち合わせには、少人数用のハドルスペースがおすすめ。一対一での面談や顧客とのオンライン会議に使う用の個室ブースなど、必要に応じてスペースを確保しておく必要があります。

フリーアドレスは、ハイブリッドワークと相性の良いオフィススタイルです。ハイブリッドワークの導入と併せて固定席からフリーアドレス制へと移行すれば、オフィスの省スペース化やコミュニケーションの活性化が期待できます。

導入の際は、毎日使用する人が変わるため、よくある引き出し付きのデスクは必要ありません。その代わり、私物や書類などを保管できるロッカーや収納庫が必要となります。

その他、ノートパソコンやWi-Fi^®の環境、座席予約システムなどの準備も欠かせません。

出社する社員が減る分、自由度の高いデスクのレイアウトが実現できる他、一人で集中するスペース、少人数のミーティングスペース、社員がリラックスできる休憩スペースなど、目的を持った空間作りが必要です。オフィスならではの作業環境を提供できるよう、レイアウトを考えましょう。

社会情勢の変化に合わせてオフィス環境を変更せざるを得ない場合もあるでしょう。レイアウトを変えやすいオフィスデザインや、用途の幅が広い機器選びなど、柔軟に対応できるかどうかもポイントです。

世界的に行われているSDGsへの取り組みは、企業やオフィスにおいても活発化しています。実はテレワークやハイブリッドワークの導入自体が、ペーパーレス化や移動に伴うCO2排出量の削減など、SDGsにも大きな役割を果たしているのです。

SDGsの観点を取り入れたオフィスづくりは、社会貢献だけでなく、企業のプロモーションやイメージアップ、社員の働きやすさにもつながります。

休憩室で使うプラスチックカップを紙コップに変える、オフィス内に観葉植物を取り入れるなど、小さな取り組みから始めてみてはいかがでしょうか。

ハイブリッドワークの導入によって、オフィスは社員同士のコミュニケーションや教育、企業のプロモーションの場としての重要な役割を持ちます。

社内での会議や研修会はもちろん、会社のPRや企業説明会などに便利なツールとしてご紹介したいのが、インタラクティブ機能を搭載したプロジェクター「EB-735Fi」です。資料や映像を見せるだけでなく、そこに書き込みをしながら説明をしたり、それをそのまま配布することができます。

プロジェクターの導入は、ハイブリッドワークに伴う変化に合わせて、オフィスを最大限に有効活用することにつながります。

ハイブリッドワーク型の働き方を実現させるためには、作業環境の整備や社内でのルールを明確にしておくことが重要です。

また、ハイブリッドワークの導入によって、オフィスの役割も変化します。新たなオフィスの活用に役立つツールとして、プロジェクターの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。