フリーアドレス・ABWの基礎知識〜働きやすいオフィスデザインを考えよう

フリーアドレスは、もとは社員あたりの作業領域の拡大を目的に考え出されたものです。時代を経るにつれて導入メリットが見直され、昨今では柔軟なオフィスの在り方として広く知られています。

一方、フリーアドレスに類似する概念として、ABW（Activity Based Working）があります。

混乱されがちなこれらの違いや目的を整理し、より効率的でスマートなオフィスの在り方を考えましょう。

海外から入ったものと捉えられがちですが、フリーアドレスは1980年代に清水建設の技術研究所が確立したオフィススタイルといわれています。単語も和製英語で、英語ではNTO（Non-Territorial Office）やDesk sharing、Hot-deskingのように表現されます。

フリーアドレスという単語は、デスクの番地（アドレス）が自由（フリー）という意味を表します。運用方法にもよりますが、カフェのように開けた空間にデスクと椅子が用意され、そこに従業員が早い者勝ちで着席していくスタイルが多いです。

端末は据え置きではなく、個人に割り振ったモバイルPC。ネット接続にはWi-Fi^®を用いることが多く、プリンターやプロジェクターといったOA機器も、基本的にはネットワークを介して操作します。

書類はロッカーで一括管理するなど、個人が長期間占有できる空間は極力省略され、オフィス空間をフレキシブルに使う点が大きな特徴です。

フリーアドレスが確立された当初は、従業員一人あたりが使えるワークスペースを最大化できる点がメリットとされていました。知見が蓄えられるにつれて、以下のような利点も明らかになっています。

• 省スペース・省コスト
• ものが少なく、整理整頓しやすい
• 人の移動がスムーズで、組織変更しやすい
• 部署内はもちろん、部署間でもコミュニケーションがとりやすい
• リモートワークがしやすい
• 書類の電子化が促される（業務効率が改善する）

計画的に実施すれば、オフィス空間を削減する以上のメリットが期待できます。

働き方が多様化している背景もあり、フレキシブルな労働環境は従業員の定着率や雇用にも好影響を与えることでしょう。

フリーアドレスはメリットの多いオフィススタイルですが、業種・業態によって向き・不向きがあります。

例えば、固定電話や書面を用いたやりとりが多いオフィスでは、そもそもフリーアドレスの導入が困難です。無理に実施しても混乱を招く可能性の方が高く、よほど入念に準備しない限り、生産性は低下するでしょう。

フリーアドレスを導入するなら、その下準備として、業務作業の電子化に着手することが大切です。

ソフトウェア開発など、電子化が進んでいる業種でも、注意すべきポイントはあります。

誰がどこにいるか把握しづらい、組織への帰属意識が醸成されない、特定の従業員が孤立してしまう、などが代表的な課題です。やり方次第で解決できるものが大半ですが、導入後の修正には時間と手間がかかります。

できる限りスムーズに導入するためにも、まずはスモールスタートでフリーアドレスの利点・欠点を洗い出し、その後に全体に適用するなど、手順を工夫することをおすすめします。

フリーアドレスの導入で最初にすべきことは、導入の目的を明らかにし、組織全体で共有することです。

書籍やWebをはじめ、フリーアドレスの知見は豊富にあります。しかし、最適な答えは組織ごと、オフィスごとに違います。

従業員が気持ちよく、効率的に働ける環境を整えるためには、組織全体でフリーアドレス化に取り組み、トライアンドエラーを繰り返すしかありません。当事者意識の醸成は、そのための第一歩です。

その上で、フリーアドレスと相性の良い部署（電子化が進んだ部署）を選定し、運用ルールを話し合います。例えば従業員同士のコミュニケーションの活発化が導入意図にあれば、席の固定化を防ぐためにも一度座った席には一定期間座らないなど、目的に応じた規則を設けます。

ルールが決まったら、オフィスのレイアウトや必要なコミュニケーションツール、OA機器などを検討します。

リモートでミーティングする機会に備えて、プリンターやノートPCに加え、プロジェクターやオンラインカメラなども用意しておくと、運用がスムーズでしょう。

ABWは、「Activity Based Working」の略。最初にABWを導入したのは、オランダの「Veldhoen + Company」だといわれています。

フリーアドレスと同様、場所に縛られない働き方のための手段のひとつですが、厳密には少し定義に違いがあります。

フリーアドレスは、固定席を持たず、オフィス内の好きな席を選べる働き方。一方でABWはオフィス内に限らず、自宅やコワーキングスペース、カフェなど働く場所も自由に選べます。

勤務時間にも制限がなく、ライフスタイルにあわせて好きな時間に好きな場所で仕事を進められるのがABWの特徴です。

フリーアドレスでは実現できないABWならではのメリットは、作業内容にあわせて働く場所を選べるということ。企画書作成に集中したい時はオフィスの個別ブース、資料集めをしたい時には図書館、リラックスしながらアイデアをまとめたい時にはカフェなど、その時々で最適な環境を選択できるため、作業効率が高められます。

そのほか、省スペース・省コスト、コミュニケーションの活性化、働き方の多様化など、フリーアドレスと同様のメリットを享受できると考えて良いでしょう。

フリーアドレスよりもさらに個々人の状況にあわせて自由に働けるため、仕事とプライベートの両立がしやすくなり、雇用の幅も広がります。

ABWを導入すると、従業員がオフィス内にいない、という状況が常態化します。勤怠管理はもちろん、業務の進捗管理や人材評価の制度も見直す必要が出てきます。

成果主義といえば簡単に聞こえますが、明確な評価基準として成果を切り出すのは、簡単ではありません。組織によっては、マネジメント手法を抜本的に変えなければならない可能性も。

導入する職種も吟味する必要があります。経理や総務など、社内外の幅広い人間と接する機会が多く、業務に使う備品の多い部署は、ABWを導入しても生産性の劇的な向上は望めないでしょう。

現行の組織のムリ・ムダ・ムラを踏まえ、目的意識を持ってABWの運用方法を検討することが大切です。

ABWの導入も、組織全体で目的意識を共有することが重要です。

従業員と対話しながら、各部署が果たしている役割、業務内容、組織の全体像を把握し、そもそもABWというスタイルが自社に適合しているかを話し合うことから始めると良いでしょう。

その上で、導入メリットの大きい部署への導入を前提に、運用ルールやオフィスレイアウト、備品などを詰めていきます。この際も従業員との対話を通して、一つ一つの意思決定に根拠を持つことが大切です。

オープンスペースだけでなく、個別ブースやリフレッシュルーム、ミーティングスペースの設置など、できる限り多くの選択肢を検討し、取捨選択して絞り込んでいきましょう。

プロジェクターやWebカメラといった、ミーティングで不特定多数が手軽に使える備品も用意しておくと、より質の高いビジネス環境を整えることができます。

フリーアドレス、ABWの導入には、オフィススペースの削減やコストカット、部署を超えたコミュニケーションの活性化など、多くのメリットがあります。しかしその一方で、部署への所属意識の低下やセキュリティ問題など、デメリットがあることも事実です。

特にフリーアドレスやABWの導入に躊躇してしまう要因が、会議室が足りなくなる問題。オンライン会議の増加を見越して、既存の会議室をフリーアドレスのためのスペースに変更する企業も少なくありません。

しかし、いざ導入してみると会議室が足らずに困ってしまうことも。新たに個室を施工するとなると膨大なコストと時間がかかるため、そう簡単に増設することはできないでしょう。

会議室を減らした場合、パーテーションで仕切ったミーティングスペースや、簡単な会議ができるハドルスペースをつくるのがおすすめです。持ち運びやすく場所を問わずに使えるプロジェクターがあれば、会議室でなくても、オフィスの一角を活用して資料を投写しながら会議やプレゼンなどができます。

フリーアドレスやABWの導入に伴い、従来の会議室以外の場所で会議やプレゼンを行う機会が増えるでしょう。会議室以外の場所でも使えるおすすめプロジェクターとしてご紹介したいのが、モバイルモデル「EB-1795F」です。

「EB-1795F」の魅力は、なんといっても持ち運びの利便性が高いこと。厚さは44mmと薄く、A4サイズで重さ約1.8kgと片手でも持てるほどのコンパクトサイズなので、誰でも手軽に持ち運びできます。ボタンひとつで画面の歪みを補正できる「ピタッと補正」の機能が搭載されており、会議の準備もスムーズです。

明るい部屋でもくっきり鮮明に投写できるため、デスクワークをしている人がいる場所でも、照明を落とさずに使用可能。狭い環境でも大きな画面を実現できることから、限られたスペースでも使えます。

より自由な働き方ができるフリーアドレス、ABWについて詳しく解説しました。

働き方改革に伴い、企業は社員が働きやすい環境づくりが課題となっています。フリーアドレスやABWは、より良い環境づくりに最適の手段。

導入にあたっての問題点や懸念点はありますが、なかでもフリースペースの確保による会議室不足の問題には注意しましょう。その解決策のひとつとして、ぜひコンパクトで場所を問わずに使えるプロジェクターの導入を検討してみてはいかがでしょうか。