メリットは？種類は？業務効率化ツールの基本知識

テレワークを導入する企業が増えたこともあり、ペーパーレス化への注目度が高まっています。紙の使用を減らすことは、コスト削減だけでなく、生産性アップや省スペース化などたくさんのメリットがあります。

ペーパーレス化におすすめのツールは、電子署名・ストレージサービス・勤怠管理ツールなど。ツールの導入により、社内稟議や契約書、会議資料の紙資源を削減できるだけでなく、データの保管や管理も手軽にできるようになります。

また、会議資料のペーパーレス化には、プロジェクターの導入が有効です。これまで手元の紙資料とホワイトボードで会議を行っていた場合は、投写画像に書き込み・共有ができるインタラクティブ機能搭載のプロジェクターが便利です。

業務を円滑に行うためには、便利なコミュニケーションツールが不可欠。意思の伝達や情報共有がスムーズにできるようになると、社内の交流も活発になり、雰囲気が良くなる、人材が定着しやすくなるなどのメリットがあります。

コミュニケーションツールには、Web会議ツール、ビジネスチャット、社内SNSなどがあります。特にオンライン上で会議やミーティングをするためのWeb会議ツールは、テレワークの定着状況をふまえると、取り入れるべきツールといっても過言ではないでしょう。

しかし、Web会議ツールではなかなかコミュニケーションが取りづらいという問題もあるかもしれません。併せてインタラクティブ機能を搭載したプロジェクターを導入すると、本社と各地に点在する営業所などの離れた場所でも画面共有や書き込みができるため、距離を感じない円滑なコミュニケーションが可能です。

生産性を向上させるためには、タスク管理が重要です。Excel^®やスプレッドシートなどでも管理することは可能ですが、目的に特化したツールを使えば、よりわかりやすく効率的に管理することができます。

タスク管理ツールには、プロジェクトなどチームの管理に適したもの、個人の管理に適したものがあります。機能や操作性、コスト、利用する人数によって最適なものを選びましょう。

日々行う業務の中でも、データの収集・集計・入力には手間と時間がかかります。単純作業がゆえに人為的なミスも発生しやすいため、ツールの導入で、より大きな業務改善の効果を得られるでしょう。

データの収集・集計・入力には、RPA（Robotic Process Automation）というソフトウェアロボットの導入がおすすめです。ロボットに業務を記憶させて動作させるため、毎日の定型業務を効率的に終わらせることができます。

面倒なデータの入力や集計作業はすべてロボットに任せて、データの分析や改善策の考案などに時間を割けるようになり、生産性がアップします。

ツールを活用すれば、これまで人力で行っていた業務の手間や人件費のムダを削減できます。ムダな業務を廃止すれば、印刷代や輸送費などのコストはもちろん、人的コストも減らせるのです。

また、ツールの導入によって在宅勤務やリモートワークなど、自由な働き方が実現し、オフィスの家賃や光熱費、交通費などの削減にもつながります。

データ入力やデータ集計などの定型業務は、普段当たり前にやっていることでも、意外と時間も労力もかかっています。ツールを導入して業務を自動化することで、より重要な業務に時間を割けるようになることはもちろん、ムリな残業を減らせます。

自動化ツールの導入は、人為的なミスが減ることもメリットのひとつ。ミスの修正や原因究明などに使っていた時間を削減できます。

ツールを導入して業務効率化を図ることで、社員の労働時間を短縮できます。時間に余裕ができミスが発生しにくくなれば、モチベーションアップにもつながるでしょう。作業する人によって起こりやすいスピードや質のムラもなくせます。

また、Web会議ツールやビジネスチャットの導入によって、多様な働き方を自由に選択できるようになることも、仕事に対する意欲を高める重要なポイントとなります。社員一人ひとりの労働意欲の向上は、会社の成長、そして利益につながります。

いくら便利なツールを導入したからといって、それによって自社の課題が改善しなければ意味がありません。まずは現在行われている業務を把握して、効率化したい業務を明確にしましょう。社員が何に困っているのか、どんなことで業務が滞っているのかを調査する必要があります。

問題点を把握するためには、フレームワークの活用も有効です。これまで当たり前に行ってきた業務について、改めてじっくり向き合うことで、解決すべき課題が見つかりやすくなります。

便利なツールを導入したものの、労働環境に合わなければ元も子もありません。労働環境を考慮して、ツールを最大限有効活用できるかどうかを考えてみましょう。

自社の環境に合っているかどうかを判断するためには、無料版やトライアルを実施することもおすすめです。

業務効率化ツールは、お試し期間が設けられているものもあります。自社に合っているか、問題なく使用できるかどうか、問題解決に役立つかどうかを実際に試して、導入を検討しましょう。

導入前には、自社の社員がツールを使いこなすリテラシーがあるかどうかを判断することが重要です。

ツールの導入・運用を円滑に行うには運用担当者を確保した方が良いでしょう。担当者がきちんとオペレーションできると、社内での普及もよりスムーズに進みます。

すでに導入しているツールと重複してしまうと、コストの無駄が発生します。新たなツールを導入したにも関わらず、結局使わずじまいになってしまう恐れも。そうならないためには、事前に既に入れているツールと重複していないかをチェックしておく必要があります。

新ツールに乗り換える場合は、現状のやり方から移行する際の手順についても確認しておくと安心です。

ツールの種類によっては、セキュリティ面での対策が必要なものもあります。いくら便利なツールでも使い方や運用方法を間違えてしまうと、情報漏洩の危険に晒されてしまうことも。

導入を検討しているツールのデータ保存や動作について事前に確認するとともに、導入後の運用については社内でルールを設け、セキュリティ対策を行うことが重要です。