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Web会議とは？メリットや方法・種類についてご紹介
Web会議では、対面での会議よりも場所や時間にとらわれることなく、離れた場所にいる相手と会議ができます。働き方改革の影響などにより、今後ますます需要が増えていくと考えられています。
しかしWeb会議とはどのようなものなのか、導入することでどのようなメリットがあるのかをご存知ない方も多いのではないでしょうか。
今回は、Web会議のメリット・デメリットや、Web会議の種類、導入する際に必要なものなどをご紹介します。
トピック
Web会議とは
Web会議とは、PCやスマートフォンなどを使って会議ができるシステムのことです。
以前はPCやスマートフォンを使って個人同士で行う会議を「Web会議」、会議室に専用機器を設置してグループ同士で行う会議を「テレビ会議」や「ビデオ会議」と区分していましたが、最近は遠隔で行う会議を総称して「Web会議」と呼ぶことが増えています。
ここ数年は、働き改革の一環としてテレワークを導入する企業が増加。Web会議の需要は、これからさらに増えていくと考えられます。
Web会議システムの種類と方法
Web会議には、サーバーの接続タイプによって、オンプレミス型とクラウド型という2つの種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを見てみましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社のネットワーク内部にサーバーを設定する方法です。
外部のネットワークに接続することなくWeb会議を運用できるので、ハッキングや情報漏洩などのリスクを抑えることができます。
また、機能や画面の仕様などをカスタマイズできるところも大きなメリット。利用方法に合わせて改良していけば、業務効率の向上にも繋がります。
一方で、初期費用が高額である点がデメリットです。サーバーの設置や、仕様のカスタマイズには、それなりの費用がかかります。
さらに構築にも時間がかかるため、オンプレミス型のWeb会議システムを導入する際は、綿密な導入計画が必要です。
クラウド型
クラウド型は、外部のWeb会議システムを利用する方法です。自社でサーバーを用意し管理する手間がかからないため、できるだけ早くWeb会議を導入したい方におすすめです。
大きなメリットは、低コストで導入できること。クラウド型のWeb会議システムは、サーバーの管理やメンテナンスをすべて任せることができるので、その分のコストを削減することができます。
一方、オンプレミス型に比べるとカスタマイズしにくいというデメリットがあります。
特にセキュリティに関しては、自社のセキュリティポリシーに合わせた対応をすることが難しいため、会議の内容によってはオンプレミス型を選んだ方が良い場合もあります。
Web会議システムを導入するメリット
企業がWeb会議システムを導入するメリットは、大きく分けて5つあります。
業務の効率化が図れる
社外での会議に参加する場合、会議の時間以外に、往復の移動時間がかかります。会議よりも移動時間の方が長かった、という経験がある方もいらっしゃるでしょう。
Web会議を利用すれば、これまで移動に使っていた時間を削減することができます。
移動時間を本来行うべき業務に充てることができるため、業務効率の向上が期待できます。
交通費などのコストを削減できる
Web会議は、PCやスマートフォン、タブレットなどの情報端末と通信環境さえ整っていれば参加することができます。
これまで会議をするために使っていた、交通費や宿泊費などを削減することが可能です。一度に使う交通費が数百円だったとしても、積み重なれば大きなコスト削減につながります。
情報共有や意思決定のスピードが上がる
ビジネスにおいて意思決定のスピードは重要視されます。ビジネスチャンスを逃さないためには、迅速に情報を共有し意思決定をすることが大切です。
会議は、情報共有や意思決定には欠かせません。しかし、参加者のスケジュールが合わず会議の開催が遅れると、ビジネスチャンスを逃すこともあります。
Web会議は、どこからでも自由に参加できるため、対面での会議よりもスケジュール調整がしやすいというメリットがあります。
スムーズに会議を行うことで、情報共有や意思決定のスピードの向上が期待できます。
コミュニケーションが活性化する
大企業では、他拠点や他部署の社員間コミュニケーションが限られることも多いでしょう。
企業としてより良い成果を生み出し続けるには、組織の一体感が重要。社員同士でのコミュニケーションが不可欠です。
遠く離れた場所にいる同僚とも、顔を見ながら会話することができるのがWeb会議のメリットです。他の拠点や部署の社員同士が定期的にコミュニケーションを取ることで、組織全体の一体感を生み出すことができます。
働き方の多様化が実現する
最近は多様で柔軟な働き方が求められ、在宅勤務をする方も増えています。在宅勤務の社員であっても、社内で会議が行われる際には出席しなければいけない場合もあるでしょう。
Web会議システムを導入することで、移動時間や交通費をかけずに会議に参加できるようになります。
Web会議システムを導入するデメリット
メリットの多いWeb会議ですが、もちろんデメリットもあります。Web会議の3つのデメリットを見ていきましょう。
通信状況によって会議がスムーズに進まないことがある
Web会議はインターネット回線を利用して行います。回線が混雑していると、音声が乱れる、接続が中断するなど、会議がスムーズに進まないことがあります。
会議の内容を聞き逃したり、伝えたいことがきちんと伝わらなかったりすると、大きなトラブルに繋がるかもしれません。会議の前にはそれぞれの参加者が接続テストを行い、環境を整えておく必要があります。
個人の表情や場の雰囲気を読み取りにくい
会議を円滑に進め、有意義なものにするためには、場の雰囲気が大切です。
意見を言いやすい雰囲気かどうか、参加者全員が納得しているかどうかなど、会議の進行役は個人の表情を読み取って進めていく必要があります。
Web会議では対面の会議よりも、表情や雰囲気を読み取りにくいです。そのため、進行役はいつも以上に参加者に気を配らなければいけません。会議に参加する側も表情や声のトーンに注意し、参加者全員で良い雰囲気を作るよう意識すると良いでしょう。
大人数の会議には別途ツールが必要
Web会議は、基本的には少人数での利用に向いています。
参加する人数が多すぎると、誰が発言しているか分からない、声が聞き取りづらいなどの問題が起き、話がスムーズに進まない場合があります。
グループ同士で行う会議など、大人数のWeb会議には、Webカメラやマイク、スピーカー、プロジェクターの利用がおすすめです。
Web会議に必要なものは？
Web会議は、カメラ機能のついた情報端末（PCやスマートフォン、タブレット）とインターネット回線さえあれば始められます。
しかし、会議の規模や参加人数によっては、映像がキレイに映らない、声が聞き取りづらいなどのトラブルが発生することもあります。
その場合は、Webカメラ、マイク、スピーカー、プロジェクターなどがあると便利です。
専用のカメラを使えば、綺麗な映像を映すことができるだけでなく、大人数での会議でも複数の参加者を映すことができます。
また、マイクやスピーカーがあれば声が聞き取りやすくなるため、発言をしっかりと相手に伝えることができます。
プロジェクターは、会議に必要な資料などを画面上で共有することが可能です。直接文字を書き込むことができる機能があるものだと、会議をよりスムーズに行うことができるでしょう。
Web会議の業界別導入検討事例
近年では、オンライン集客に力を入れる企業が増加しています。
例えばEC業界は、高まるニーズを受けて、さまざまな取り組みを進めています。
実店舗との綿密な連携を図ることも、その1つ。
よりスムーズな連携の方法として、Web会議の導入を検討する企業もあります。
またお稽古・習い事などの業界では、 教室に通って対面で指導をするよりも一度のレッスンでの対応人数が増える、場所や時間の制約にとらわれない、などのオンラインのメリットが導入検討の後押しをしています。
おわりに
今回は、遠隔コミュニケーション手段の1つであるWeb会議について、種類やメリット・デメリットなどをご紹介しました。
Web会議をよりスムーズに行うためには、会議の目的にあわせたツールを利用することをおすすめします。
例えば、グループ同士のWeb会議に便利なプロジェクター。複数の会議室や外出先などでWeb会議を行うなら軽くて持ち運びしやすいものを、大人数のWeb会議で資料をキレイに映し出したいなら高画質のものを選ぶと良いでしょう。
また、Web会議において、円滑なコミュニケーションを取るために便利なツールがインタラクティブ（電子黒板）機能を搭載したプロジェクターです。
ホワイトボードの代わりに使う、資料の画面を共有して同時に書き込みをするなど、よりコミュニケーションが取りやすくなり、議論の活発化が期待できます。
Web会議システムを導入する際は、併せてプロジェクターなどのツールもご活用ください。
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