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Web会議のコツは？服装などのマナーやルールと進め方をご紹介
Web会議では、時間や場所を問わずにコミュニケーションを取ることができます。最近は導入する企業も急増していますが、オンラインでの会議をスムーズに進めるためには、いくつかコツがあることをご存知でしょうか？
今回は、Web会議のコツや参加する前に知っておきたいマナー・ルールなどを詳しくご紹介します。
Web会議の円滑なやり方は？参加前の事前準備
Web会議を円滑に進めるためには、参加前にしっかり準備をしておくことが大切です。やっておくべき4つのことをご紹介します。
会議の内容を把握しておく
Web会議に限ったことではありませんが、会議が始まる前に、どんなことを話し合うのか、どんな目的で行われる会議なのかをしっかり理解した上で参加するようにしましょう。
全員が事前に準備をしておくことで、よりスムーズに会議をスタートすることができます。
さらに会議の内容について、自分の考えや意見をまとめておくとなお良いです。
接続テストを実施する
Web会議は、インターネット回線を利用して行うため、環境によって通信トラブルが発生することがあります。
会議の直前になってから準備をすると、開始時間にスムーズに接続できず、参加者に迷惑をかけてしまうことになるため、事前に接続テストを実施しておくと良いでしょう。
必要な資料をすべて開いておく
会議の内容によっては、事前に会議で使う資料が共有される場合があります。
会議が始まってから資料を探しているとタイムロスになります。必要なものはすべて開いておくと、会議がスムーズに進むでしょう。
また、共有された資料は、事前にしっかり目を通しておくのがベターです。内容について疑問点がある場合は、メモを取っておきましょう。
時間に余裕を持って入室する
ビジネスにおいて、遅刻は厳禁です。
会議開始の5～10分前くらいには、いつでも会議が始められるように、身だしなみ、接続テスト、資料の確認などを行い、時間に余裕を持って入室することをおすすめします。
Web会議中の基本ルール
初めてWeb会議を行う際、慣れないことに戸惑う方も多いでしょう。事前に知っておきたいWeb会議ならではのルールがあります。
ここでは、Web会議の基本ルールを4つご紹介します。
発言しないときはミュートにする
Web会議では、発言をしないときはミュートにしておきましょう。他の参加者が話しているときに、雑音が入るのを防ぐことができます。
また、グループ同士での会議の場合、ミュートするのを忘れてしまい、相手が話している最中に雑談している声が入ってしまったという失敗があります。
特に取引先との会議では、トラブルに発展してしまうこともあるため注意しましょう。
話し始めと終わりを明確にする
Web会議では、対面で行う会議よりも、話し始めと話し終わりが分かりづらいというデメリットがあります。特に複数人で会議を行う場合、同時に話し始めてしまうことや、発言中の方に被せて話してしまうことがあります。
発言するときには「発言しても良いですか？」など一言前置きし、発言の終わりには「以上です」と伝えるようにしましょう。
相手の発言は最後まで聞く
議論が白熱してくると、相手の意見が終わる前に割って入ってしまうことがあるかもしれません。
しかし、Web会議でこれをやってしまうと、他の参加者に失礼なことはもちろん、誰がどのような意見を言っているのかが分かりにくくなり、会議がスムーズに進まなくなってしまいます。
伝えたいことがあったとしても、まずは相手の意見を最後まで聞くようにしましょう。
普段よりもハキハキと話すよう心がける
Web会議では、マイクを通して相手に声が伝わります。そのため、マイクの性能やインターネットの環境によっては、こちらの声が聞こえにくい、遅れて聞こえてしまうという可能性もあります。
そのため、普段話しているよりも、ゆっくり、はっきりと話すように意識してみてください。
また相槌を打つ際には、相手の発言の邪魔にならないよう、なるべく声を出さずにうなずきや表情で気持ちを伝えると良いでしょう。
Web会議のマナーは？入室時間・服装・映り込みなど
在宅勤務中など、自宅でWeb会議に参加する際は要注意です。自分は気にしていなかったことでも、相手に不快感を与えている場合があります。
ここではWeb会議ならではのマナーを4つご紹介します。
最低限の身だしなみを整える
Web会議では、お互いを正面から見る時間が長いため、対面での会議と同じように身だしなみにも気を配る必要があります。
Web会議だからと気を抜かず、寝癖を直す、ヒゲを剃る、洗顔・歯磨きをするなど、最低限の身だしなみは整えるようにしましょう。
また服装も、シャツやブラウスなど、オンスタイルだと分かるものを選ぶのが無難です。
できるだけ映り込みをなくす
自宅からWeb会議に参加する場合は、背景の映り込みに注意しましょう。
散らかった部屋や、会議に関係のないものが写り込んでいるのはマナー違反です。Web会議とはいえ、ビジネスの場であるということを忘れてはいけません。
プライバシー保護のためにも、できるだけ壁が背景になる場所を選ぶのがおすすめです。
Web会議システムによっては、架空の背景を合成することができるバーチャル背景の機能が搭載されているものもあります。
騒音に注意する
Web会議に参加する際は、できるだけ静かな環境を選びましょう。
自宅の場合、家族の声やテレビの音、近隣の工事の音などが相手に聞こえる可能性があるため、注意が必要です。
また、他の方の声が入ってしまうだけでなく、周囲にも迷惑がかかってしまうため、カフェなどの公共の場でのWeb会議は避けるようにしましょう。
Web会議の進め方とファシリテーターの心得
Web会議を経験した方からは、「コミュニケーションが取りにくい」「会議がうまく進まない」などの声があがります。
会議をスムーズに行うためには、進行役であるファシリテーターの存在が重要です。どんなところに気をつけて会議を進めたら良いか、5つのポイントをご紹介します。
目的、目標を明確にする
会議を成功させるためにはまず、会議の目的や目標を明確にすることが重要です。
何を話し合うのか、どんな課題があるのかなどを明確にしておくことで、会議は有意義なものになります。
ファシリテーター自身が目的や目標をしっかり理解していれば、議論が白熱して論点がずれてしまったときにも、スムーズに軌道修正することができます。
会議の内容や資料を事前に共有する
参加者にも事前に準備してもらえれば、会議スタート後、すぐに本題に入ることができます。会議の前日までには必要な資料を揃え、話し合う内容とともに参加者に共有しておくと良いでしょう。
終了時間を決めておく
会議において、あらかじめ終了時間を決めておくことは重要です。終わる時間が決まっていないと、必要以上に話し合いが続いてしまうことも少なくありません。
最初に終了時間を共有し、そこに向かって話し合いを進めていくことで、会議の生産性が向上します。
Web会議は、対面での会議よりも集中力が続きにくいものです。そのため、タイムスケジュールを作るなど、メリハリを意識して進めましょう。
参加者が意見しやすいよう促す
Web会議は、対面での会議よりも発言しやすい環境づくりが大切です。
意見を求めるときには「何か意見はありますか？」という聞き方ではなく、「○○についてどう思いますか？」など、より参加者が答えやすくなるよう、質問の仕方を意識してみてください。
なかなか意見が出ない場合には、まずファシリテーターが自ら意見を述べる、参加者を順番に指名するなどの工夫をすると、意見しやすい雰囲気を作ることができます。
また、発言の量に偏りが出ないように、発言していない方に意見を求めるのも、ファシリテーターの重要な役目です。
おわりに
今回は、Web会議を円滑に進めるコツや参加する際のルール・マナーなどについてご紹介しました。
業務の効率化やコストの削減などメリットの多いWeb会議ですが、通常の会議に比べて参加者同士のコミュニケーションが取りにくいなどのデメリットもあります。
おすすめしたいのが、インタラクティブ（電子黒板）機能を搭載したプロジェクターです。
プロジェクターのインタラクティブ機能では、付属の電子ペンを使った資料への書き込みや、Web会議の参加者同士で画面の共有ができます。
会議内容を視覚で捉えることができるため、言葉だけでは伝わりづらいこともスムーズに伝えられるようになります。参加者の意識が高まり、より活発な議論を行えるようになるでしょう。
Web会議システム導入の際には、ぜひプロジェクターの導入もご検討ください。
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